No dia a dia de uma empresa, independentemente do porte ou do segmento, o volume de recursos que entram e saem constantemente é grande, incluindo, por exemplo, pagamento de salários, impostos, água, energia elétrica e, claro, as vendas, que é o que mantém o negócio. Para organizar tudo isso, o financeiro e a contabilidade atuam para fazer o controle diário e executar uma ação de extrema importância: o fechamento mensal. Para empreendimentos de lucro presumido e real, essa é, inclusive, uma questão legal.
O sucesso do fechamento mensal depende de uma sincronia entre os profissionais envolvidos no processo. Para que os contadores consigam realizar corretamente o trabalho, o setor financeiro precisa enviar os documentos correspondentes às despesas e às receitas do período, como notas fiscais e comprovantes de pagamentos e recebimentos, garantindo a origem de todos os recursos que passaram pelo caixa.
A contabilidade recebe os documentos, analisa todos de forma cuidadosa, confere se está tudo correto e depois lança o fechamento. Se qualquer erro for encontrado, será necessário parar os trabalhos e encontrar o problema. Feito tudo isso, o resultado é enviado novamente para o setor financeiro e computado no Balanço Patrimonial e no Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE).
Esse procedimento é realizado no início de cada mês e contabiliza as informações do período anterior. A partir do fechamento e do acerto de todas as contas, os gestores conseguem fazer projeções de movimentações do caixa para os meses seguintes e adaptar o planejamento estratégico traçado anteriormente.
Documentos essenciais para o fechamento mensal
Existe uma série de documentos essenciais para o fechamento mensal, que estão divididos nas seguintes categorias: trabalhista, fiscal, contábil e de controle de estoque. Cada uma delas respeita a área com a qual os lançamentos estão relacionados.
Entre os documentos, entram na lista, por exemplo, guias de impostos e contribuições, recibos de pagamento, notas fiscais, arquivos eletrônicos, comprovantes de pagamentos de impostos e extratos. O controle do estoque e o inventário também fazem parte desse processo.
É bastante trabalho, não é mesmo? Então, que tal ter a ajuda de um software de ERP para reunir essas informações com muito mais agilidade? Esse tipo de sistema integra as informações de todas as áreas da empresa em um único lugar, promovendo vantagens como maior precisão da apuração dos dados e redução do tempo para a produção do fechamento mensal.
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