Entenda a diferença entre os documentos fiscais eletrônicos

Já não é de hoje que notamos o quanto a tecnologia facilita a nossa vida, não é mesmo? Por isso, nada mais comum do que vermos empresas e órgãos públicos e privados se adaptando a esta realidade. No sistema tributário, não é diferente. Ele também precisou se adequar para acompanhar as transações realizadas pela internet. Assim, surgiram os documentos fiscais eletrônicos, com a nota fiscal eletrônica (NF-e), a nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e), a nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e) e o conhecimento de transporte eletrônico (CT-e).

Agora, essas informações ficam armazenadas em um banco de dados virtual, proporcionando mais segurança, credibilidade e controle das obrigações fiscais. E como você percebeu, há um tipo de documento para cada modalidade de negócio ou categoria de negociação. Pensando em simplificar o seu dia a dia, vamos explicar as diferenças entre os principais documentos fiscais eletrônicos. Confira!

Nota fiscal eletrônica (NF-e)

Voltada para produtos, a NF-e é um documento gerado e armazenado em formato digital (XML) que substitui os modelos físicos de nota fiscal 1 e 1-A, incluindo, por exemplo, a nota fiscal de entrada, operações de importação, exportação, interestaduais e de simples remessa. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente e a autorização para ser gerada é dada pela Secretaria da Fazenda de cada estado, onde as empresas precisam fazer a inscrição e baixar o programa que gera as notas fiscais eletrônicas.

O processo é bem simples: o emissor cria o arquivo XML e envia pela internet para a Sefaz, que é responsável por validá-lo e emiti-lo. Após essa validação é possível imprimir o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), que é a versão impressa da NF-e, porém sem validade contábil, e funciona apenas para acompanhar o trânsito das mercadorias. Em seguida, é só acessar o arquivo XML para consulta por meio de uma chave de acesso liberada pela própria Sefaz.

Nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e)

Da mesma forma que existe um tipo de nota específica para produto, há uma versão para serviços que também é gerada e armazenada virtualmente. Porém, diferente da NF-e, na qual incidem tributos federais e estaduais, na NFS-e é cobrado o imposto sobre serviços (ISS), ou seja, o sistema responsável pela emissão deixa de ser do estado e passa a ser de cada município.

Embora cada cidade tenha suas particularidades na hora de gerar uma NFS-e, há um processo padrão para todas. Primeiro, o contribuinte cria um Recibo Provisório de Serviços (RPS) e envia para a prefeitura, que emite a NFS-e e disponibiliza o Documento Auxiliar de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (DANFSE) — cujo funcionamento é similar ao DANFE.

Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)

A lógica da NFC-e é igual às anteriores no que diz respeito a armazenamento e emissão em tempo real, porém, trata-se de um cupom fiscal emitido ao consumidor após a compra de um produto ou serviço. O envio desta nota é totalmente digital e contém todas as informações necessárias sobre a transação comercial. Assim, o cliente pode acessar a sua NFC-e no site da Sefaz ou recebê-la por e-mail.

Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)

O CT-e tem o objetivo de documentar, para fins fiscais, uma prestação de serviço de transporte de cargas feito por qualquer modal (rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário e dutoviário). Ele deve ser conservado tanto pelo prestador quanto pelo tomador do serviço pelo prazo de cinco anos, conforme a atual legislação tributária.

Para emitir o CT-e, o prestador do serviço de carga deve fazer o preenchimento do documento e enviar para a Sefaz, que fará a autorização de uso. Ao ocorrer a validação, será emitida a autorização de uso e o CT-e fica registrado e arquivado como válido. Para acompanhar a prestação de serviço desde o início, assim como a NF-e tem o Danfe, o CT-e tem o Dacte (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico).

Fique atento! É muito importante conhecer o modelo de nota fiscal que mais se enquadra ao seu tipo de negócio para não sofrer penalidades previstas pela lei e nem ter problemas com os órgãos fiscalizadores. Conte com a SOU.IS para contribuir com o crescimento da sua empresa!